GrandTotal – Tips für das Anpassen der Vorlage für Angebot und Rechnung

GrandTotal ist eine wunderbare Software zum Erstellen von Angeboten, Rechnungen sowie der Abwicklung von Aufträgen mit Auftragsbestätigung und Mahnungen.

Am stärksten ist die Flexibilität bei der Erstellung der Vorlagen. Man sucht sich unter einigen herunterladbaren Vorlagen eine aus, die ungefähr den eigenen Vorstellungen entspricht, und passt diese mit einfachen Mitteln an das gewünschte Layout an.

Hier eine Anleitung, wie man zu einem in Deutschland „üblichen" eigenen Rechnungs-Layout kommt.

1. Angebote und Rechnungen im eigenen Layout darstellen

Hierzu muss das eigene Layout als PDF ausgegeben werden. Wenn es nur per E-Mail versandt wird, reicht die kleinste Form, sprich 72dpi Auflösung. Anschließend öffnet man im Layout von GrandTotal die entsprechende Vorlage und entfernt den Hintergrund. Danach zieht man die vorbereitete PDF auf das Formular.

Kleiner Tipp vorab: zuerst eine Vorlage richtig fertigstellen und diese dann kopieren, um Auftragsbestätigung, Mahnung und Angebotsvorlagen entsprechend abzuwandeln.

2. Änderung des Formates der Kundenanschrift: Es soll nur der Name in Fettschrift und der Rest der Adresse im Schriftschnitt Standard formatiert sein

Man ersetzt die vorhandene Adresse auf der ersten Seite

<recipient.formattedAddress/>

Artikelbeschreibung

Menge

Einheit

Einzelpreis

Summe

Hierzu in der Zeile Kopfzeile (Beachte: Inhalt steht in Richtung des Pfeiles über dem Namen der Zeile!) per Text die Spaltennamen einfügen.

In der Zeile Positionen sind dann in die Textfelder der Reihenfolge nach diese Variablen einzutragen:

<index/>

<title/> <description/>

<quantity/>

<unit/>

<rate/> <currency.symbol/>

<cost/> <currency.symbol/>

5. Am Ende der Artikeltabelle soll die übliche Form der Zusammenfassung stehen

Üblich ist die Auflistung wie folgt:

Nettobetrag gesamt: xxxx.xx EUR zzgl. 19% MWSt.: xx.xx EUR

Rechnungssumme: xxxx.xx EUR

Dazu muss in der Zeile Steuer der Nettobetrag hinzugefügt werden. Hierzu jeweils 2 Felder nebeneinander anordnen.

Das sieht dann schematisch so aus:

Nettobetrag gesamt:

<cost/> <currency.symbol/> zzgl. 19 % <name/>:

und in der Zeile Total steht dann:

und jeweils alles rechtsbündig und mit der Schrift, die man mag.

6. Mahnungen erstellen

Das erkennt man nicht auf den ersten Blick – aber es ist einfach, eine Mahnung zu erstellen. Man geht unter dem Punkt Rechnungen auf „+ Dokumente" und erstellt dort ein neues Dokument. Unten kann man dann mit dem „Schalterbutton" z. B. eine Mahnung (oder Auftragsbestätigung) anlegen und diese auch recht geschickt mit Bedingungen und E-Mail- bzw. Rechnungs-Template versehen.

That's it!

Weitere Tipps zu GrandTotal: Auftragsbestätigung in GrandTotal nicht gefunden? Hier ist sie. Abrechnen von Zeiterfassung und aus Things. Hier.

Hinweis: Wir sind nicht die Entwickler der Software, d. h. wir stehen nicht kostenfrei für alle Fragen um GrandTotal zur Verfügung.