Eine sinnvolle (und preiswerte) Erweiterung zur Abrechnung von Leistungen stellt TimeLog von Stefan Fürst dar. Und alles andere, was man nicht hiermit erfasst, kann man in Things packen und – auch mit GrandTotal abrechnen.
Mit TimeLog erfasst man mit einem Mausklick in den Menüleiste seines Mac (oben) die Arbeitszeit genau für das Projekt zum Kunden, an dem man gerade sitzt. Projektzeit starten, dann beenden und alle Daten (was wurde gemacht) in die erscheinende Maske eintragen und fertig. Das macht man den lieben langen Tag lang.
Ergänzend kann man für den Service unterwegs mit der TimeLog App auf dem iPhone Zeiterfassung vornehmen und mit TimeLog synchronisieren.
In GrandTotal erscheint dann ein Eintrag TimeLog, unter dem man die abzurechnenden Leistungen direkt in eine Rechnung übernimmt – entweder einzeln oder zusammengefasst zu einer Position.
Fehlt eigentlich nur eins – verbautes Material oder sämtliche andere Leistungen. Hierfür bietet sich Things an – eigentlich ein ToDo oder GTD (Getting Things Done) Tool, mit der man einfach strukturiert alle Aufgaben verwalten kann.
Ob man mit Things gern arbeitet, muss man selbst herausfinden – viele Kleinigkeiten fehlen, wenn man sich Omnifocus oder das wunderbare The Hit List (leider seit über einem Jahr Funkstille vom Entwickler, daher nicht ernstzunehmen) ansieht. Zum Beispiel fehlen in Things Subkategorien, was einen wahnsinnig macht – aber man gewöhnt sich dran.
Zur Abrechnung aktiviert man den Things-Import in den Einstellungen von GrandTotal und somit erscheint ein Eintrag Things in der linken Menüspalte der Übersicht. Dann einfach die Leistungen abrechnen und eine Rechnung wird erstellt.
PROBLEM: leider übergibt Things dabei keine Kundendaten und übernimmt die Positionen in eine Blankorechnung. Sofern man eine Rechnung aus Things UND TimeLog Einträgen erstellen muss, kann man folgendes machen:
1. Übernahme der Things-Positionen in eine neue Blankorechnung
2. Hinzufügen des Kunden zur Rechnung
3. Berechnung der TimeLog-Einträge zum Kunden – diese erscheinen nun in der gleichen Rechnung, da TimeLog die Kundendaten zuordnet.
Soweit die Berechnung von Things und TimeLog-Einträgen in einer Rechnung.
Tips zur Erstellung der Rechnungsvorlagen in GrandTotal findet man hier. Auftragsbestätigung in GrandTotal nicht gefunden? Hier ein Tip.
